De pandemie heeft de manier waarop we werken voorgoed veranderd. Althans, dat is de verwachting. Omdat we bijna twee jaar lang veelal thuis hebben gewerkt, zijn we er bijna gewend aan geraakt. Daarnaast is er ook steeds meer werk dat relatief eenvoudig op afstand uitgevoerd kan worden. Daarbij is het wel van groot belang dat de digitale werkplek goed is ingericht. Maar hoe faciliteer je een gezonde digitale werkplek? 

Een van de belangrijkste zaken waar een digitale werkplek aan moet voldoen, is dat je efficiënt en eenvoudig kunt samenwerken met collega’s en klanten. Dit vraag om één centraal platform waarin alle tools en apps binnen je bedrijf snel en naadloos op elkaar aansluiten. Alleen op die manier krijg je ook op afstand al het werk gedaan. De oplossing hiervoor is een goed werkend DMS (Document Management System). 

Wat is een DMS en hoe draagt het bij aan een efficiënte digitale werkplek?

Een Document Management System draait om het efficiënt inrichten en beheren van digitale documenten. Het brengt alle apps en informatie binnen het bedrijf samen en maakt het overzichtelijk op één digitale werkplek. Wanneer je thuiswerkt, betekent dit dat je bijvoorbeeld alle documenten en mails eenvoudig terug kunt vinden, bewerken en delen. Het DMS zorgt voor een centraal en veilig informatiesysteem waarmee iedereen dezelfde informatie altijd en overal baseert op dezelfde documenten. Met behulp van goed versiebeheer zorg je er met een Document Management System voor dat iedereen vanuit het meest recente document werkt. Geen aparte ‘eigen’ versies meer, waardoor je geen risico loopt om andermans wijzigingen over het hoofd te zien. 

Automatiseer je digitale processen, volledig veilig

Een ander voordeel van een Document Management System is dat je digitale processen kunt automatiseren. Zo laat je met een goede digitale workflow een reeks activiteiten elkaar in de juiste volgorde opvolgen. Taken worden automatisch aangeboden en de juiste persoon wordt altijd op het juiste moment aangehaakt. Daarnaast heb je altijd de controle over wie toegang heeft tot belangrijke documenten. Zo verhoog je de veiligheid en voorkom je dat bepaalde documenten in verkeerde handen vallen. Zeker wanneer er veel meer op afstand gewerkt wordt, is het belangrijk dat de veiligheid is gewaarborgd. Bedrijven zien dit als een belangrijke investering, want de trend van het thuiswerken is ingezet en zal de komende jaren een belangrijk aspect worden binnen bedrijven.